Tuesday, January 26, 2016

LADAP Pengurusan Fail

Definisi


Fail Rasmi -
Dokumen rasmi kerajaan yang dikandung, disusun dengan teratur dan didaftarkan. Fail ini diberi tajuk spesifik sepertimana yang telah ditetapkan dalam Klasifikasi Fail.

Kertas Minit – Kertas atau format yang dilampirkan di sebelah kiri fail yang mencatatkan butiran dan maklumat lampiran. Ia boleh digunakan sebagai indeks kepada lampiran yang terkandung di dalam fail. Kertas minit juga digunakan untuk memberi arahan atau maklumbalas ringkas ke atas lampiran yang berkenaan.

 
Sampul Kecil - Kulit fail yang menepati format Am 435A – Pin. 1/82. Kulit fail yang digunakan sebagai fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama.

PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL

Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara, memasukkan kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan mengawal pergerakan fail. Manakala penutupan fail pula meliputi aktiviti mengenalpasti fail-fail yang boleh ditutup, penutupan dan pengasingan fail bagi tujuan pelupusan.


Fail dibuka apabila:
i. Fail yang diperlukan belum ada;
ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu;
iii. Fail asal tidak dapat dikesan;
iv. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan kulit baharu;
v. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan
vi. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu.



Jenis Kulit Fail

Terdapat lima (5) jenis kulit fail yang digunakan oleh pejabat

awam. Jenis kulit fail tersebut adalah seperti berikut:


(i) a. TERBUKA :

Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) gambar1;


b. SAMPUL KECIL :

Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82)

gambar 2;


(ii) TERHAD :

Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80) dengan

cop TERHAD gambar 3;


(iii) SULIT:

Kulit fail berwarna hijau (Am 436) gambar 4;


(iv) RAHSIA :

Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah

(Am 437) gambar 5, dan


(v) RAHSIA BESAR :

Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah

(Am 438) gambar 6.
 rujuk  sumber  MS10





Pembukaan Fail Baharu
Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baharu dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara-perkara berikut;
(i) Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama;
(ii) Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang berlainan; dan
(iii) Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor rujukan fail yang sama.


Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.5 sm dari penjuru kiri dan atas.
Masukkan tali hijau dan kertas minit.
Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail.
(Bengkel 1.....)


MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL
Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal warna hitam atau biru seperti gambarajah di bawah.






MEMFAIL ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL:
Dokumen yang hendak difailkan perlu :
i. Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri (sila rujuk contoh di bawah);
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag); dan
v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail.



Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.
• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala
• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam.
(Bengkel 2.....)

PENYEDIAAN KERTAS MINIT:












































(Bengkel 3.....)

KAEDAH PENUTUPAN FAIL:
 Fail ditutup apabila :
3.1 Mencapai ketebalan 4sm ; atau
3.2 Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
3.3 Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian; 3.4 Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;
3.5 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
3.6 Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan
3.7 Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi;



sumber

Thursday, January 21, 2016

KERTAS KERJA PERTANDINGAN BERCERITA ( BAHASA MELAYU) PERINGKAT SEKOLAH

Pengenalan
Acara ini ialah satu acara tetap yang berlangsung setiap tahun bagi
memilih wakil yang akan mewakili Sekolah ke Kejohanan  Daerah.

Objektif
Menambah ilmu  dan kemahiran murid-murid.
Memberi pendedahan kepada murid-murid tentang situasi pertandingan .
Memupuk dan menanam semangat jati diri dalam diri murid
Meningkatkan tahap kebijaksanaan murid dalam berfikir
Memupuk sikap berdikari dan mewujudkan semangat bekerjasama,
toleransi dan kepemimpinan

Peganjur
Panitia Bahasa Melayu
Pusat Sumber
Persatuan Bahsa Melayu
Prasekolah

Pelaksanaan
Tarikh :
Hari  :
Tempat :

Kumpulan Sasar
Seramai Murid sekolah
Anggaran Kos Perbelanjaan
Hadiah Tahap 1 Dan 2
Tempat Pertama RM6X 2=RM12
Tempat Kedua    RM6 X 2=RM12
Tempat Ke Tiga   RM6X 2=RM12
Saguhati
RM6X 6=36
Pendidikan Khas-- bajet ikut peruntukan Pen Khas
Pra Sekolah—bajet ikut peruntukan Pra sekolah
Lain-lain =RM 50
JUMLAH BESAR :RM

Sumber Kewangan
Peruntukan Sekolah
Sumbangan PIBG

Kategori
Lelaki Tahap 1
Perempuan Tahap 1
Lelaki Tahap 2
Perempuan Tahap 2


Sumber Tenaga
Semua guru dan kakitangan sekolah
Ahli Jawatankuasa Pengelola
Penasihat : (Guru Besar)
Pengerusi : (PK KOKURIKULUM)
Setiausaha : (SU KOKURIKULUM)
AJK : (PK HEM)
          (PK PENTADBIRAN)
Jurulatih
Pra sekolah
Pendidikan Khas
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
Tahun 6
         * Pohon sediakan.latih 2 peserta bagi setiap kelas

Hakim :
1.
2.
3.
*pohon sedikan borang pertandingan

Keselamatan :
Persiapan Tempat:
Hadiah :
Juru Acara
Fotografi dan Dokumentasi:

Jadual Aktiviti / Aturcara Program
07:30 pagi : Pendaftaran
08:00 pagi : Pertandingan dimulakan
10:00 pagi : Rehat
10:30 pagi : Pertandingan Bersambung
12:00 tgh : Penyampaian Hadiah
01:00 tgh :  Bersurai

Penilaian Program
Sepanjang program/aktiviti dijalankan
Melalui maklum balas yang diperolehi selepas program/aktiviti dijalankan

Penutup
Adalah diharapkan program yang rancang dapat  mencapai matlamat dan
mendapat kerjasam dari semua pihak.