Fail Rasmi -
Dokumen rasmi kerajaan yang dikandung, disusun dengan teratur dan didaftarkan. Fail ini diberi tajuk spesifik sepertimana yang telah ditetapkan dalam Klasifikasi Fail.
Kertas Minit – Kertas atau format yang dilampirkan di sebelah kiri fail yang mencatatkan butiran dan maklumat lampiran. Ia boleh digunakan sebagai indeks kepada lampiran yang terkandung di dalam fail. Kertas minit juga digunakan untuk memberi arahan atau maklumbalas ringkas ke atas lampiran yang berkenaan.
Sampul Kecil - Kulit fail yang menepati format Am 435A – Pin. 1/82. Kulit fail yang digunakan sebagai fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama.
PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL
Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara, memasukkan kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan mengawal pergerakan fail. Manakala penutupan fail pula meliputi aktiviti mengenalpasti fail-fail yang boleh ditutup, penutupan dan pengasingan fail bagi tujuan pelupusan.
Fail dibuka apabila:
i. Fail yang diperlukan belum ada;
ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu;
iii. Fail asal tidak dapat dikesan;
iv. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan kulit baharu;
v. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan
vi. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu.
Jenis Kulit Fail
Terdapat lima (5) jenis kulit fail yang digunakan oleh pejabat
awam. Jenis kulit fail tersebut adalah seperti berikut:
(i) a. TERBUKA :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) gambar1;
b. SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82)
gambar 2;
(ii) TERHAD :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80) dengan
cop TERHAD gambar 3;
(iii) SULIT:
Kulit fail berwarna hijau (Am 436) gambar 4;
(iv) RAHSIA :
Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah
(Am 437) gambar 5, dan
(v) RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah
(Am 438) gambar 6.
rujuk sumber MS10
Pembukaan Fail Baharu
Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baharu dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara-perkara berikut;
(i) Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama;
(ii) Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang berlainan; dan
(iii) Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor rujukan fail yang sama.
Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.5
sm dari penjuru kiri dan atas.
Masukkan tali hijau dan kertas minit.
Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail.
(Bengkel 1.....)
MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL
Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal warna hitam atau biru seperti gambarajah di bawah.
MEMFAIL ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL:
Dokumen yang hendak difailkan perlu :
i. Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri (sila rujuk contoh di bawah);
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag); dan
v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail.
Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.
• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala
• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam.
(Bengkel 2.....)
PENYEDIAAN KERTAS MINIT:
Masukkan tali hijau dan kertas minit.
Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail.
(Bengkel 1.....)
MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL
Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal warna hitam atau biru seperti gambarajah di bawah.
MEMFAIL ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL:
Dokumen yang hendak difailkan perlu :
i. Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri (sila rujuk contoh di bawah);
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag); dan
v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail.
Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.
• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala
• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam.
(Bengkel 2.....)
PENYEDIAAN KERTAS MINIT:
(Bengkel 3.....)
KAEDAH PENUTUPAN FAIL:
Fail ditutup apabila :
3.1 Mencapai ketebalan 4sm ; atau
3.2 Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
3.3 Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian; 3.4 Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;
3.5 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
3.6 Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan
3.7 Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi;
sumber
