FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT.....................................
(Catatkan nama mesyuarat)
Bil..... Tahun..........
(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh :
……… .
Masa :
………..
Tempat :
……….
HADIR
(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat
berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli
mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.)
HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli,
tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama
menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan.)
URUSETIA
(Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia
mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.)
I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai
perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh
Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini
tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat
membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa
membincangkan kertas-kertas kerja atau di
akhir mesyuarat.
II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu
sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan
tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada
pindaan, menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai
perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.
Tajuk utama perkara
berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan
dibuat, muka surat
dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama
hendaklah dicatatkan.
Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan
tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
IV. PERBINCANGAN
KERTAS-KERTAS KERJA
Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas
kerja dibentangkan untuk perbincangan.
Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam
ruangan ini ialah:
a. Tajuk kertas kerja berkenaan;
b. Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan;
c. Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan;
d. Isu-isu
penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja bekenaan;
e. Pandangan/komen ahli-ahli
mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan;
dan
f. Keputusan
mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya.
V. HAL-HAL LAIN
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang
dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada
mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
VI PENUTUP
Ruangan ini
merekodkan perkara-perkara seperti:
a. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan;
b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi
mesyuarat; dan
c. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan
datang jika tarikhnya telah ditentukan.
Urusetia
(Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab
dalam mengurusetiakan mesyuarat.)
Tarikh
(Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.)
